Wenn digitale Lösungen zur Belastung werden
Digitalisierung soll entlasten – und nicht noch mehr Arbeit machen.
Trotzdem sehen wir in vielen Kinderarztpraxen das Gegenteil:
Neue Tools kommen dazu, lösen aber keine alten ab.
Das Ergebnis: Doppelte Arbeit, keine Schnittstellen, unübersichtliche Prozesse.
So war es auch bei den Kinder- und Jugendärzten, Stadtberg 26 in Günzburg.
Zwei verschiedene Tools für die digitale Patientenkommunikation – aber ohne Verbindung zum Praxisverwaltungssystem.
Anfangs halfen beide Anwendungen weiter. Doch mit der Zeit überwogen die Probleme:
Das ständige Hin und Her zwischen zwei Systemen war nicht nur ineffizient – es war einfach nervig.
Der Alltag am Empfang war geprägt von Umkopieren, Nachschauen, Weiterleiten – und keiner wusste genau, wo gerade welche Anfrage liegt.
Zwei Tools, kein System – ein Praxisbeispiel aus Günzburg
In der Praxis in Günzburg waren zwei digitale Lösungen im Einsatz:
Ein Telefonassistent, der bereits seit 2019 genutzt wurde – damals innovativ, inzwischen jedoch überholt. Nach der Übernahme durch einen größeren Anbieter wurde das System nicht mehr weiterentwickelt – und konnte mit modernen KI-gestützten Lösungen nicht mehr mithalten.
Das zweite Tool wurde im April 2025 eingeführt – als Online-Rezeption, direkt auf der Website eingebunden. Es sollte Eltern ermöglichen, Anfragen digital zu stellen – ergänzend zur Telefonsprechzeit.
Die Idee war gut. Doch die Realität war chaotisch:
- Es gab keine Verbindung zu Duria2, dem Praxisverwaltungssystem
- Eltern nutzten beide Wege gleichzeitig – erst anrufen, dann schreiben
- Informationen mussten manuell übertragen werden
- Das Team musste ständig hin- und her kopieren
- Die Übersicht ging verloren – genau wie wertvolle Zeit
Zwei Systeme – zwei parallele Prozesse – und kein durchgehender Ablauf.
Der Wechsel – weniger Tools, mehr Wirkung
Im Juli 2025 fiel in der Günzburger Praxis die Entscheidung: Die zwei bisherigen Tools werden abgeschafft.
Die neue Lösung sollte in den Praxisferien eingeführt werden – mit möglichst wenig Aufwand für das Team.
Die Wahl fiel auf docmedico – ein System, das Patientenanfragen digital bündelt, strukturiert, priorisiert – und so die Kommunikation deutlich vereinfacht.
Die Einführung war exzellent vorbereitet:
Ich konnte sie am letzten Freitag der Praxisferien – im Zug auf der Rückreise – final abschließen.
Das Tool überzeugte mit:
- Intuitiver Bedienung – sofort nach Start einsatzbereit
- Hervorragendem Support durch das docmedico-Team
- Umfassender Steuerung von Zeiten, Anliegen und Workflows
Technisch besonders überzeugend:
- Eine klare Routing-Logik: Reaktionen auf Anfragen lassen sich gezielt nach Tageszeit, Anliegen oder Dringlichkeit steuern
- Unterschiedliche Kommunikationskanäle wie Sprachnachricht, Text oder Rückruf lassen sich je nach Bedarf zuweisen
- Integration in Idana ermöglicht das automatische Weiterleiten von Patientendaten in digitale Fragebögen
- Die PVS-Anbindung an Duria2 ist als nächster Schritt vorbereitet – dann entfällt auch das letzte Copy-Paste
Eine durchdachte Lösung, die nicht nur funktioniert – sondern sich wirklich in den Alltag integrieren lässt.
Spürbare Wirkung – mehr Ruhe, weniger Aufwand
Sofort nach der Umstellung war in der Praxis ein klarer Unterschied zu spüren:
Am Empfang wurde es spürbar ruhiger und entspannter.
Nur noch Notfälle und akut kranke Patient*innen rufen direkt durch – alle anderen Anfragen laufen strukturiert über das neue System.
Das Team hat endlich einen zentralen Überblick – ohne ständiges Umschalten, Nachfragen oder Copy-Paste.
Alle Informationen kommen gesammelt und geordnet an einem Ort an.
Auch die technische Integration zahlt sich aus:
Dank der Anbindung an Idana werden Patientendaten direkt und automatisch an den passenden Online-Fragebogen übergeben.
Kein händisches Übertragen mehr. Kein Suchen. Kein doppeltes Nachfassen.
Und es geht weiter:
Aktuell arbeitet die Praxis daran, auch die Beantwortung von häufigen Anfragen zu automatisieren – z. B. mit intelligenten Antwortbausteinen oder agentengestützten Funktionen, die direkt auf wiederkehrende Anliegen reagieren.
Ziel ist ein echter Digital-Assistent – einer, der das Team im Alltag entlastet, nicht zusätzlich fordert.
Fazit – Weniger ist oft mehr
Tool-Wildwuchs entsteht schnell – und wird selten rechtzeitig beendet.
Gerade in Praxen, die Digitalisierung ernst nehmen, wächst die Tool-Landschaft oft unbemerkt.
Hier ein Assistent, dort ein Formularsystem, noch ein Kommunikationsmodul – aber ohne verbindende Schnittstellen und ohne einheitliche Steuerung.
Der Effekt: Mehraufwand statt Entlastung.
In der Praxis in Günzburg wurde dieser Knoten durchtrennt:
Zwei separate Tools wurden abgeschaltet und durch eine integrierte Lösung ersetzt – mit messbarem Erfolg.
Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Mehr Ruhe im Empfangsbereich
- Strukturierte Kommunikation
- Weniger manuelle Übertragungen
- Bessere Vorbereitung auf Automatisierung
Die wichtigste Erkenntnis:
Es geht nicht um die Anzahl der Tools – sondern um die Qualität der Integration.
Eine zentrale Lösung, die mit Idana und künftig auch mit dem PVS kommuniziert, schafft nicht nur Effizienz –sondern auch Klarheit im Team und Vertrauen bei den Eltern.
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Dann sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, wie integrierte Lösungen wirklich funktionieren.