In der Kinderarztpraxis in Günzburg nutzen wir gerade eine seltene Chance. Innerhalb von drei Monaten starten vier neue MFA und wir schauen sehr genau hin, wie gut unsere Organisation neue Menschen wirklich trägt.
Mit jeder neuen Kollegin zeigt sich, was bisher nur als Gefühl im Raum war. Welche Abläufe sind tatsächlich klar. Wo helfen uns SOPs, Checklisten, Job Score Cards und unser Wiki konkret weiter. Und wo merken wir, dass Wissen doch noch in einzelnen Köpfen steckt. Onboarding ist bei uns Teamaufgabe, mit Praxismanagement, Mentorinnen und einem digitalen Wiki als Rückgrat der Einarbeitung.
Was wir in Günzburg lernen, lässt sich auf fast jede Kinderarztpraxis übertragen. Neue Mitarbeitende kommen nicht einmal, sondern immer wieder. Gute Einarbeitung entscheidet darüber, ob eine Praxis stabil läuft oder ständig mit spontanen Lösungen arbeitet, die alle nerven.
Diese 5 Punkte sind für Praxisinhaber und Praxismanagement entscheidend
- Onboarding beginnt, bevor jemand den ersten Schritt in die Praxis setzt Rollen, Aufgabenbereiche, Reihenfolge der Einarbeitung und Zugriffe auf Systeme müssen vor dem Start feststehen. Praxisinhaber gewinnen Klarheit, welche Verantwortung ab dem ersten Tag abgegeben werden kann. Praxismanagement weiß genau, welchen Weg jede neue MFA in den ersten Wochen geht.
- SOPs und Wiki sind das gemeinsame Gedächtnis, nicht nur die Ablage In Günzburg sind viele Abläufe als SOPs, Checklisten und Job Score Cards im Wiki dokumentiert. Der Unterschied liegt in der konsequenten Nutzung. Für Praxisinhaber bedeutet das weniger Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen. Für Praxismanagerinnen heißt es, dass jede Prozessänderung an einer zentralen Stelle landet und für alle nachvollziehbar bleibt.
- Wissensstand aktiv erheben, nicht auf Fragen warten Checklisten, Supervision und strukturierte Gespräche sind vorhanden. Entscheidend ist, sie gezielt zu nutzen. Neue MFA laufen mit, werden beobachtet, bekommen Rückmeldung und klare Lernziele. So sehen Praxisinhaber, ob medizinische und organisatorische Standards gehalten werden. Praxismanagement erkennt früh, ob Onboardingpfade oder SOPs noch Lücken haben.
- Reihenfolge der Einarbeitung bewusst begründen und transparent machen In Günzburg starten neue MFA zuerst in Behandlung und Sprechstunde, der Empfang kommt später, weil er besonders komplex ist. Das ist sinnvoll, wenn diese Logik erklärt und im System hinterlegt ist. Praxisinhaber wissen, dass die Neuen erst die medizinische Basis verstehen, bevor sie den Brennpunkt Empfang übernehmen. Praxismanagerinnen können Lernpfade planen und Engpässe vermeiden.
- Onboarding als wiederkehrenden Zyklus steuern, nicht als einmalige Aktion Onboarding endet nicht nach der Einarbeitung von heute. Fluktuation gehört im ambulanten Bereich dazu. Ziel in Günzburg ist es, die Einarbeitungszeit stabil auf acht Wochen zu bringen und bei jedem neuen Start dazuzulernen. Dazu braucht es feste Auswertungspunkte. Was hat funktioniert. Was muss im Wiki angepasst werden. Welche Checkliste fehlt. So wird Onboarding messbar besser. Praxisinhaber spüren das in weniger Unterbrechungen und ruhigeren Abläufen. Praxismanagerinnen sehen es in kürzeren Einarbeitungszeiten und weniger Ad hoc Erklärbedarf.
An dieser Stelle kann medtransform mit Beratung den Unterschied machen. Externe Begleitung hilft, blinde Flecken sichtbar zu machen, Onboardingpfade sauber zu strukturieren, SOPs und Wiki zu einem wirklich nutzbaren System zu verbinden und Rollen im Team so zu klären, dass alle in die gleiche Richtung arbeiten. Praxisinhaber bekommen einen klaren Rahmen, in dem medizinische Qualität und Praxisorganisation zusammenpassen. Praxismanagerinnen erhalten Werkzeuge, mit denen sie Onboarding aktiv steuern und kontinuierlich verbessern können.
Wenn Onboarding so gedacht wird, sichern Sie Wissen, schaffen Prozessklarheit und machen neue Mitarbeitende schneller alltagstauglich, ohne Qualität zu verlieren. Und genau hier wird der Empfang zum Brennpunkt. Dort entscheidet sich, ob digitale Lösungen Ihr Team entlasten oder zusätzlich unter Druck setzen. Warum dieser Bereich besonders heikel ist und wie Sie ihn trotzdem sinnvoll digitalisieren, dazu mehr im nächsten Beitrag.
Wenn Sie merken, dass Onboarding in Ihrer Praxis noch zu viel vom Zufall abhängt, lassen Sie uns sprechen. medtransform unterstützt Sie dabei, klare Onboardingpfade, ein lebendiges Wiki und einen sicheren Empfang aufzubauen.