In vielen Kinderarztpraxen sieht der Alltag trotzdem genau so aus. Wenn der Drucker nicht druckt, die TI streikt, das Update der Praxissoftware ansteht oder KIM nicht läuft, landet das Problem oft bei der MFA, die angeblich am besten mit dem Computer kann. Neben Empfang, Telefon, Organisation und Versorgung kommt dann informell noch die Rolle als IT-Verantwortliche oben drauf.
Menschlich nachvollziehbar, organisatorisch riskant. Rollen verschwimmen, Verantwortung verlagert sich, und am Ende trägt das Team Risiken, die eigentlich bei Praxisleitung und IT-Partner liegen. Wer die IT Aufgaben in der Arztpraxis klar verteilt, gewinnt als Praxisleitung ganz konkret: weniger Ausfälle, weniger Ad-hoc-Drama, weniger Abhängigkeit von einer einzelnen Person.
Dieser Fachartikel zeigt
- wo MFAs heute in IT-Rollen gedrängt werden
- wie Praxisleitung und Praxismanagement in der Digitalisierung der Kinderarztpraxis gegensteuern können
- und wie ein realistisches Modell aus IT-Dienstleister, Leitung und Team aussieht, das MFAs wirklich entlastet.
Warum MFAs in der Praxis plötzlich IT machen
Dass MFAs in eine IT-Rolle rutschen, ist selten böser Wille, sondern das Ergebnis fehlender Klarheit bei den IT Aufgaben in der Arztpraxis:
- “Du kannst doch gut mit dem Computer” Technikaffinität wird zur stillen Ernennung. Wer privat souverän wirkt, wird in der Praxis zur ersten Anlaufstelle für alles Digitale.
- Keine klaren Zuständigkeiten Es gibt oft keine benannte IT-Verantwortung – weder in der Praxis noch vertraglich mit dem IT-Dienstleister. Also übernimmt erstmal jemand im Team.
- IT-Dienstleister nur für den Notfall Die externe IT wird gerufen, wenn gar nichts mehr geht. Struktur, Prävention und Schulung liegen dazwischen beim Team.
- Neue Tools ohne begleitende Organisation Online-Rezeption, digitale Anamnese, KIM, eAU, eRezept: Jedes Tool bringt eigene Einstellungen und Workflows mit. Ohne klares Prozessdesign entsteht ein Puzzle, das MFAs im Alltag improvisiert zusammenbauen sollen.
So werden MFAs zu operativen IT-Admins, Troubleshooterinnen und Prozessdesignerinnen – ohne passende Rolle, Zeit und Absicherung.
Rollenüberlastung: Wenn alles gleichzeitig auf dem Tisch landet
Typische Muster, die Praxisinhaber:innen und Praxismanager:innen kennen:
- Parallelbelastung Am Tresen warten Eltern, das Telefon klingelt – und gleichzeitig soll “eben schnell” eine TI-Störung gelöst oder ein Zertifikat verlängert werden.
- Verdeckte Mehrverantwortung MFAs entscheiden faktisch über Updates, Zugriffsrechte und Workflows, ohne dass Praxisleitung immer präsent ist.
- Lernkurve nebenbei Einarbeitung in neue Systeme findet zwischen zwei Patienten, nach Feierabend oder per Trial-and-Error statt.
- Fehler- und Haftungsangst Je technischer das Thema, desto größer die Sorge: “Wenn hier etwas schiefgeht, bin ich schuld.” Das bremst digitale Entwicklung und belastet das Team.
Genau hier entsteht der Punkt, an dem Motivation kippt – und gute Mitarbeitende innerlich aussteigen.
Was MFAs leisten sollen – und was nicht
Für Praxisorganisation und Führung hilft eine klare Linie.
Was MFAs sinnvoll leisten können
- sicherer Umgang mit der Praxissoftware im Alltag
- Arbeiten nach klar definierten Abläufen, z.B. “Was tun bei TI-Ausfall”
- Rückmeldung, wo digitale Abläufe im Alltag nicht funktionieren
- Basis-Checks bei Störungen (Kabel, Neustart, offensichtliche Fehler)
Was nicht zur MFA-Rolle gehört
- IT-Sicherheitskonzept entwerfen Das ist Aufgabe der Praxisleitung, idealerweise im Zusammenspiel mit einem IT-Dienstleister – insbesondere im Kontext der KBV IT-Sicherheitsrichtlinie. Im Fachbeitrag “KBV IT-Sicherheitsrichtlinie 2025” auf medtransform zeige ich im Detail, welche Anforderungen hier an die Praxisleitung gestellt werden.
- alleinige Verantwortung für Updates, Zertifikate, Backups Hier braucht es Freigaben, dokumentierte Abläufe und Unterstützung durch die IT.
- Einführung neuer Tools im Vorbeigehen Neue Module gehören geplant: mit Testphase, klarer Zuständigkeit, Schulung und Zeitbudget – nicht als Nebenbei-Projekt.
Allein diese Abgrenzung schafft spürbar mehr Ruhe im System – für Ärzt:innen, Management und Team.
Ohne guten IT-Dienstleister geht es nicht
Ein unterschätzter Hebel in der Digitalisierung der Kinderarztpraxis ist die Qualität und Rolle des IT-Dienstleisters. Ein guter Dienstleister für Arzt- und Kinderarztpraxen ist mehr als “der Computer-Mensch”:
- Er kennt die Welt der Praxen TI, KIM, Praxissoftware, KBV-Anforderungen, Datenschutz im Gesundheitswesen.
- Er ist erreichbar Mit klaren Reaktionszeiten und definierten Wegen: Wer wird wofür angerufen. Wie schnell gibt es Rückmeldung.
- Er übernimmt klar definierte Aufgaben Monitoring, Backups, Update-Management, Dokumentation – schriftlich geregelt, nicht nur “mündlich mal besprochen”.
- Er spricht verständlich Er erklärt Maßnahmen so, dass Praxisleitung und Team Entscheidungen mittragen können.
Kleiner Praxis-Check für Leitung und Management
- Wissen Sie heute, welche IT Aufgaben in der Arztpraxis explizit beim Dienstleister liegen – und welche nicht
- Gibt es einen klaren Ansprechpartner mit Reaktionszeit
- Gibt es eine aktuelle, nachvollziehbare Übersicht über Systeme, Backups und Verantwortlichkeiten
Wenn hier mehrfach “nein” steht, hat nicht das Team versagt – dann fehlt Struktur in der Zusammenarbeit mit der IT.
Digitalisierungskompetenz von MFAs gezielt entwickeln
Die Frage ist nicht, ob MFAs digitale Kompetenzen brauchen, sondern wie diese realistisch aufgebaut werden. Gerade, wenn Sie MFAs durch Digitalisierung entlasten wollen, statt sie zu überfordern.
Drei Ebenen haben sich bewährt:
1. Grundkompetenz für alle MFAs
- sicherer Umgang mit Praxissoftware und digitalen Standardprozessen
- Basiswissen zu Datenschutz und IT-Sicherheit im Alltag
- Klarheit über die eigene Rolle: Was ist meine Aufgabe, was geht an Praxismanagement oder IT-Dienstleister
2. Vertiefung für 1–2 Personen
- digitale Multiplikatorinnen mit etwas mehr Schulung und Zeitbudget
- Ansprechpersonen für Alltagsfragen, aber keine IT-Admins
- Schnittstelle zwischen Praxismanagement, Leitung und IT-Dienstleister
3. Kontinuierliche Entwicklung statt Einmal-Schulung
- digitale Themen bewusst im Jahresplan verankern (z.B. 1–2 kurze Updates pro Quartal)
- bei neuen Tools immer Schulung und Nachschulung mitdenken
- Lernzeit im Dienstplan sichtbar machen – nicht “irgendwo dazwischen” verstecken
So wird Digitalisierungskompetenz Teil der Praxisorganisation – nicht eine stille Zusatzlast engagierter Einzelner. Die KV hat dafür folgende Weiterbildung:
Was Praxisleitung und Praxismanagement konkret tun können
Für Praxisinhaber:innen und Praxismanager:innen entsteht daraus ein klarer Fahrplan:
- Zuständigkeiten klären
- IT-Strategie und IT-Sicherheit sind Chefsache
- Praxismanagement koordiniert operativ
- MFAs sind Anwenderinnen und Mitgestalterinnen – nicht alleinige IT-Verantwortliche
- Zusammenarbeit mit IT-Dienstleister schärfen
- Aufgaben, Erreichbarkeit und Reaktionszeiten schriftlich vereinbaren
- regelmäßige, kurze Abstimmungen (z.B. halbjährlich) einplanen
- klare Regel: Welche Themen gehen direkt an die IT, welche laufen über Praxismanagement
- Schulung planen
- digitale Kompetenzprofile pro Rolle definieren
- Weiterbildungen und interne Updates im Jahresplan verankern
- Schulungen konsequent mit konkreten Prozessen verbinden (nicht nur Tool-Demos)
- Wissen dokumentieren
- IT-relevante Abläufe in einem Praxis-Wiki oder Handbuch festhalten
- Checklisten für typische Situationen (“TI-Ausfall”, “Update-Check”) gemeinsam erstellen und pflegen
Das Ergebnis: weniger Überraschungen, weniger Feuerwehreinsätze, mehr Steuerbarkeit der IT Aufgaben in der Arztpraxis.
Wenn Sie IT-Aufgaben in Ihrer Kinderarztpraxis neu ordnen und Ihr Team entlasten möchten, lassen Sie uns darüber sprechen.
Schulungsbedarf sichtbar machen – statt nur über Digitalisierung zu reden
Bevor das nächste Tool kommt, lohnt sich ein ehrlicher Status-Check:
- Welche Systeme nutzen wir
- Wer kennt sich womit aus
- Wo passieren regelmäßig Fehler oder Umwege
Eine einfache IT- und Prozessinventur plus eine kurze Feedbackrunde im Team reichen oft, um die größten Lücken zu erkennen. Daraus kann Praxismanagement gemeinsam mit der Leitung einen kleinen, aber wirkungsvollen Entwicklungsplan machen.
Ziel ist nicht, aus MFAs IT-Profis zu machen, sondern sicherzustellen
Alle können ihren digitalen Alltag souverän gestalten – und wissen, wo ihre Verantwortung beginnt und endet.
Wenn MFAs nicht mehr stille IT-Admins sind, sondern gut geschulte Anwenderinnen in einem klar organisierten System, profitieren alle
- die Praxisleitung durch weniger Ausfälle und Ad-hoc-Krisen
- das Praxismanagement durch klarere Steuerbarkeit
- das Team durch realistische Erwartungen und mehr Sicherheit
- und die Patient:innen durch stabile, verlässliche Abläufe.
Und damit bleibt eine Frage offen, die viele Kinderarztpraxen umtreibt
Was passiert, wenn die Praxisleitung ausfällt
Wer übernimmt dann fachlich, organisatorisch – und digital
Genau darum geht es im nächsten Beitrag.