In vielen Kinderarztpraxen funktioniert der Alltag genau so lange gut, wie die Praxisinhaberin ansprechbar ist. Sie entscheidet bei kniffligen Eltern, IT-Problemen, Dienstplanfragen, Beschwerden, Personalthemen und neuen Tools. Fällt sie aus – Urlaub, Krankheit, familiäre Gründe – wird schnell klar, wie viel wirklich geregelt ist und wie viel nur „über sie“ läuft.
Die zentrale Frage:
Läuft Ihre Praxis, weil das System trägt – oder weil Sie permanent Stabilität herstellen?
Dieser Artikel zeigt kompakt
- wo typische Abhängigkeiten von der Chefin liegen
- wie Sie mit klaren Rollen (z.B. über ein RACI) und einem Praxis-Wiki Redundanz schaffen
- warum psychologische Sicherheit im Team dafür entscheidend ist
- und warum Sie als Praxisinhaber:in Zeit brauchen, um an der Praxis zu arbeiten – nicht nur darin.
Wo Ihre Praxis heute an Ihnen hängt
Typische Signale aus Kinderarztpraxen:
- Entscheidungen laufen immer über Sie
- Urlaub, Dienstplan, schwierige Familien, Auswahl von Tools, Ausnahmen in der Terminvergabe.
- Wissen steckt in Köpfen, nicht im System
- Nur Sie (oder eine einzelne MFA) wissen, wie bestimmte Auswertungen, Abrechnungen, Sonderregelungen oder IT-Notlösungen funktionieren.
- Vertretung ist nur mündlich geklärt
- Im Team ist „ungefähr klar“, wer im Notfall übernimmt, aber niemand weiss genau, was diese Person entscheiden darf.
- Digitalisierung hängt an Einzelpersonen
- Online-Rezeption, TI, Praxissoftware, Recall, KIM – alles läuft an der Chefin oder „der einen digitalen MFA“ zusammen.
Solange alle gesund sind, fällt das nicht auf. Spätestens beim ersten längeren Ausfall merken Sie: Das ist keine Resilienz, das ist Glück.
RACI: Führungsverantwortung greifbar machen
Statt auf „alle machen alles“ zu setzen, hilft ein einfaches Rollenmodell, z. B. RACI.
- R = Responsible (führt aus)
- A = Accountable (trägt die Verantwortung)
- C = Consulted (wird einbezogen)
- I = Informed (wird informiert)
Beispiel 1: IT-Störung in der Kinderarztpraxis
- R: Praxismanagerin / benannte MFA
- A: Praxisinhaber:in
- C: IT-Dienstleister
- I: Team
Beispiel 2: Dienst- und Urlaubsplanung
- R: Praxismanagerin
- A: Praxisinhaber:in
- C: Teamvertretung / MFA-Sprecherin
- I: gesamtes Team
Schon für 5–7 Schlüsselprozesse (z. B. IT-Störung, Personalausfall, Beschwerdemanagement, Auswahl neuer Tools, Schichtplanung) ein RACI zu definieren, reduziert Abhängigkeiten massiv – und macht Entscheidungsräume transparent.
Praxis-Wiki: Wissen vom Kopf ins System holen
Damit Vertretung funktioniert, reicht RACI allein nicht. Es braucht ein gemeinsames Gedächtnis der Praxis.
Ein Praxis-Wiki bündelt
- SOPs (Standardabläufe, z. B. „Akutsprechstunde organisieren“)
- Checklisten („Was tun bei TI-Ausfall“, „Check-in bei neuen MFAs“)
- Kontaktketten (IT-Dienstleister, KV, Hausverwaltung, Steuerberatung)
- Rollenbeschreibungen und Vertretungsregeln
Tool-Beispiel: Confluence von Atlassian
- browserbasiert, gut durchsuchbar
- Rechte- und Rollenverwaltung möglich
- Seitenversionierung (wer hat wann was geändert)
- gut geeignet für wachsende Praxen, MVZ, Praxisverbünde
Worauf sie bei einem Wiki achten sollten
- einfacher Zugriff im Alltag (kein komplizierter Login, ideal: Single Sign-on oder Lesezugriff von Praxisrechnern)
- klare Struktur (Startseite, Prozesse, Rollen, IT, QM)
- jemand ist verantwortlich für Pflege und Aktualität (R im Sinne von RACI)
Wichtig: Das beste Tool bringt nichts, wenn niemand damit arbeitet. Weniger ist mehr: Lieber mit 10–15 wirklich genutzten Seiten starten, statt mit einem vollgepackten QM-Ordner, den niemand öffnet.
Psychologische Sicherheit: Ohne sie traut sich niemand zu entscheiden
Selbst mit klaren Prozessen und Wiki gilt: Wenn das Team Angst hat, „falsch“ zu entscheiden, passiert im Zweifel gar nichts.
Psychologische Sicherheit bedeutet
- Mitarbeitende können Unsicherheit offen ansprechen („Ich bin mir hier unsicher, wie du es entscheiden würdest“)
- Vertretungen dürfen im definierten Rahmen Entscheidungen treffen – ohne im Nachhinein abgestraft zu werden
- Fehler werden genutzt, um Prozesse zu verbessern, statt Schuldige zu suchen
Praktisch heisst das für sie als Praxisinhaber:in
- Sie sagen explizit, welche Entscheidungen Sie delegieren und was Sie erwarten
- Sie stehen auch dann hinter Vertretungsentscheidungen, wenn Sie es selbst anders gemacht hätten, solange sie im vereinbarten Rahmen sind
- Sie ermutigen Ihr Team aktiv, das Wiki zu nutzen und Prozesse zu pflegen, statt mal schnell zu fragen
Ohne psychologische Sicherheit bleiben alle am Ende doch wieder bei Ihnen – selbst mit RACI und Wiki.
Zeit, an der Praxis zu arbeiten – nicht nur darin
Redundanz, RACI, Wiki, psychologische Sicherheit: Das entsteht nicht „nebenbei zwischen zwei U-Untersuchungen“.
Sie brauchen Führungszeit. Konkret:
- feste, blockierte Zeitfenster (z. B. 2–3 Stunden pro Woche) für Organisation und Führung
- eine Jahresplanung, in der 3–4 organisatorische Schwerpunktthemen bewusst gesetzt sind (z. B. 1. Quartal: Vertretung & RACI, 2. Quartal: Wiki-Struktur, 3. Quartal: Onboarding, 4. Quartal: IT & KBV IT-Sicherheitsrichtlinie)
- eine klare Vereinbarung mit sich selbst: Diese Zeiten sind nicht „Reservetermine“, die als erste wegrutschen
Nur wenn Sie regelmässig an der Praxis arbeiten, wird sie unabhängig genug von Ihnen, um Sie im Ernstfall zu tragen.
Fünf verdichtete Schritte zu mehr Stabilität
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Praxis zu sehr an Ihrer Person hängt, können Sie hier starten:
1. Abhängigkeiten sichtbar machen
Eine Woche lang notieren, welche Dinge nur über Ihren Tisch gehen.
2. 5–7 Schlüsselprozesse mit RACI hinterlegen
Zum Beispiel IT-Störung, Personalausfall, Dienstplanung, Beschwerdemanagement, Auswahl neuer Tools, Notfallorganisation.
3. Ein schlankes Praxis-Wiki aufsetzen
Mit einer Startseite und wenigen Kernprozessen beginnen – Tool z. B. Confluence oder ein anderes einfach nutzbares Wiki.
4. Vertretung offiziell benennen
Fachlich, organisatorisch, administrativ: Wer übernimmt Sie in welchem Bereich – und mit welchem Entscheidungsspielraum?
5. Psychologische Sicherheit stärken
Delegation klar kommunizieren, Entscheidungen im vereinbarten Rahmen stützen, Fehler als Anlass für Prozesskorrekturen nutzen.
Das Ergebnis ist keine perfekte Praxis, sondern eine stabilere. Eine Kinderarztpraxis, die auch dann handlungsfähig bleibt, wenn Sie nicht im Raum sind.
Die Praxis läuft – solange die Chefin da ist. Und wenn nicht?
Je klarer deine Strukturen sind, desto weniger hängt die Antwort an Ihnen als Person.
Und damit sind wir bei der nächsten Frage:
Führung ist mehr als Organisation – was heißt das eigentlich konkret?
Genau darum geht es im nächsten Beitrag.