Anwendungs-Wildwuchs in der Arztpraxis
Von sieben Tabs zu einem klaren Prozess – wie Ihre Kinderarztpraxis digitale Ruhe gewinnt
„Noch ein Tool – dann wird’s besser.“ So fängt Tool-Wildwuchs fast immer an. Aus zwei Lösungen werden vier, aus vier schnell sieben. Das Team springt zwischen Oberflächen, kopiert Daten hin und her, schreibt doppelt und verliert Zeit – am Ende ist niemand wirklich entlastet.
Unser Ziel: Digitalisierung, die die Arbeit vereinfacht, nicht verkompliziert. Mit einer klaren Bestandsaufnahme, Kriterien statt Bauchgefühl und einer integrierten Zielarchitektur.
Warum Anwendungs-Wildwuchs entsteht – und was er anrichten kann
Typische Auslöser
- Ein kurzfristiges Problem (z. B. Telefonlast) wird mit einem Spezial-Tool plötzlich gelöst, statt den Gesamtprozess zu verbessern.
- Jede Berufsgruppe entscheidet für „ihr“ Tool – es fehlt die gemeinsame Linie.
- Schnittstellen werden später „irgendwie“ gedacht – und landen in Copy-&-Paste.
Versteckte Kosten
- Medienbrüche: Daten werden aus Mails/Formularen ins PVS abgetippt.
- Doppelte Dokumentation: Was nicht ins PVS kommt, muss nachgetragen werden.
- DSGVO-Aufwand: Mehr Tools = mehr AV-Verträge, mehr Rechte, mehr Prüfungen.
- Fehler und Wartezeiten: Vertipper, Rückfragen, ausgebuchte Leitungen – Stress fürs Team.
Konsequenz: Digitalisierung fühlt sich an, als sei alles zusätzlich – statt stattdessen.
Woran Sie Anwendungs-Wildwuchs erkennen
Praxiszitat:
„Manchmal fühle ich mich wie eine Schnittstelle auf zwei Beinen. Wir tippen Telefonnummern ab, kopieren Texte, und wenn wir etwas vergessen, merken wir es erst in der Abrechnung am Quartalsende.“
– Kinderkrankenschwester, Praxis für Kinder- und Jugendmedizin
- Sie arbeiten parallel in Termin-App, Messenger, Videotool, Formular-Tool, Abrechnung, PVS.
- Es gibt keine eindeutige Stelle, an der Patientendaten „wahr“ sind.
- Dokumente liegen verteilt (E-Mail, Portale, lokale Ordner) – nicht im PVS.
- Niemand kann auf Anhieb sagen, welche Tools offiziell sind und wer sie betreut.
Spickzettel: Medienbrüche finden (5 Orte)
Anmeldung/Telefon · Online-Termin · Anamnese/Formulare · Befundrücklauf · AU/Rezepte/Atteste
Was eine integrierte Lösung ausmacht
Kern statt Flickenteppich: Eine passende Praxissoftware für Kinderärzte als stabiles Zentrum – ergänzt um wenige Erweiterungen mit klarer Schnittstelle (z. B. Online-Rezeption, digitale Anamnese).
Vorteile:
- Ein Datenfluss: Informationen landen direkt im PVS.
- Weniger Klicks: Standard-Workflows statt Tool-Hopping.
- Besserer Datenschutz: weniger Vertragspartner, klare Verantwortlichkeiten.
- Weniger Schulungsaufwand: ein System, das das Team versteht.
Der Weg aus dem Tool-Dschungel: unser 3-Phasen-Plan
Phase 1 – Ist-Check (2–3 Stunden)
- Tool-Inventar: Welche Tools? Wofür? Wer nutzt sie?
- Schnittstellen & DSGVO: Gibt es AV-Verträge, Rechtekonzepte, Backups?
- Medienbrüche markieren: Wo wird kopiert, exportiert, manuell übertragen?
- Schnellgewinne (Quick Wins): Was kann sofort weg oder ersetzt werden?
Phase 2 – Kriterien & Entscheidungen (Workshop, 2–3 h)
- Muss-Kriterien: PVS-Anbindung, Rechte/Rollen, DSGVO, Support, Datenhoheit
- Soll-Kriterien: Workflows (z. B. Online-Rezeption → Anamnese → Doku), Templates, Reporting
- Team-Fit: MFA-Alltag, Schulungsaufwand, Verantwortlichkeiten (RACI)
- Entscheiden statt sammeln: Doppel-Tools abschalten, Zielarchitektur festlegen
Phase 3 – Konsolidieren & Einführen (2–6 Wochen, je nach Praxisgröße)
- Standard-Workflows im PVS abbilden (Termin, Aufnahme, Doku, Rückmeldung)
- 1–2 Erweiterungen sauber integrieren (z. B. digitale Anamnese, Online-Rezeption)
- Rollout mit Plan: Schulung, Testwoche, Go-Live, Review nach 2/4/12 Wochen
Beispiel aus der Praxis (Vorher/Nachher)
| Bereich | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Termine | Telefon + externe App | PVS-Termin + Online-Slot direkt im PVS |
| Anamnese | PDF-Mail, Ausdruck, Abtippen | Digitaler Fragebogen → strukturierte Übergabe ins PVS |
| Befunde | Mail-Anhänge im Team-Postfach | Standard-Import mit Zuordnung zum Patienten |
| Rückfragen | Messenger + E-Mail | Online-Rezeption → Ticket → PVS-Aufgabe |
| Doku | Notizen in mehreren Tools | Eine Doku im PVS, Vorlagen + (falls gewünscht) KI-Scripting |
Ergebnis: weniger Klicks, keine Doppelarbeit, klarer Verlauf – mehr Zeit für Medizin.
Kriterienkatalog (Auszug)
Integration & Datenfluss
- API/Standard-Schnittstelle
- Automatischer Patienten-Match ins PVS
- Übergabe strukturierter Daten (nicht nur PDF)
Betrieb & Sicherheit
- Rollen/Rechte, 2FA, Protokollierung
- AV-Vertrag, Löschkonzept, Exportfähigkeit
- Support-SLAs, Ausfallkonzept
Nutzung & Team
- MFA-Tauglichkeit (3-Klick-Regel)
- Schulungsaufwand < 2 h je Modul
- Vorlagen/Textbausteine, Mehrsprachigkeit wo sinnvoll
Rollen, Rhythmus, Kennzahlen
Rollen (RACI)
- Responsible: Praxismanager:in (Kriterien, Verträge), MFA (Alltags-Tests)
- Accountable: Praxisleitung (Entscheidung)
- Consulted: IT-Partner (Schnittstellen, Migration)
- Informed: Team (Anwendung)
Rhythmus
- Monats-Kurzcheck (10 min): offene Punkte, Tool-Nutzung
- Quartals-Review (30 min): Medienbrüche? Update? Bedarf neu?
KPIs
- < 10 aktive Tools (inkl. PVS)
- 0 Copy-&-Paste-Schritte im Standardfall
- > 95 % der relevanten Daten landen direkt im PVS
- ≤ 2 h Onboarding je Rolle für neue Abläufe
Häufige Fragen (FAQ)
Brauchen wir für alles eine Schnittstelle?
Nein. Entscheidend ist, wo die Daten landen. Alles, was dauerhaft in die Patientenakte gehört, sollte automatisiert ins PVS. Für seltene Spezialfälle kann ein sauberer manueller Prozess reichen.
Wir haben schon Verträge – muss das jetzt alles neu?
Nicht unbedingt. Aber: Prüfen Sie AV-Vertrag, Rechte, Datenexport und Support-SLA. Wenn diese Basics nicht passen, wird das Tool zum Risiko.
Was ist mit KI-Tools?
KI kann entlasten (z. B. KI-Anrufbeantworter oder Scripting der Gespräche). Wichtig ist die Einbettung in den Prozess: Einwilligung, Datenfluss, Freigabe durch den Arzt/die Ärztin – und die Ablage im PVS.
Ihr Vorteil auf einen Blick
- Prozessoptimierung in der Arztpraxis: weniger Schritte, klare Wege
- Entlastetes Team: weniger Kontextwechsel, weniger Rückfragen
- Sichere Digitalisierung: weniger Angriffsfläche, weniger DSGVO-Ballast
- Bessere Patientenkommunikation: Online-Rezeption & Anamnese, die wirklich ankommen
Nächste Schritte mit medtransform
- ✅ Kurzcheck „Tool-Wildwuchs“ (30 min) – wir markieren Ihre Medienbrüche
- ✅ Ist-Analyse & Integrationsplan – in 2–3 Wochen zu klaren Prozessen
- ✅ Schulung & Rollout – praxistauglich, ruhig, Schritt für Schritt